Порядок составления и хранения документов. Составление и оформление документов Общегосударственные правила составления и оформления документов

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Распорядительные документы

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Первый руководитель издает приказы и дает указания. Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• сбор данных по управленческому вопросу;
• составление проекта распорядительного документа;
• согласование проекта распорядительного документа;
• подписание документа.

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа - изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.

Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

Приказ

Приказ -- правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации. Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии -- директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении - ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа (см. рис. 3.1.) в текстовой форме.

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации .

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной.

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 № 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя -- определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Рис. 3.1.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

Распоряжение

Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетен-

Рис.

ции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения - распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначально для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов (см. рис. 3.2.).

Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора по административным вопросам».

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке (см. рис. 3.3).

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 -24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Рис.

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола - он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаще всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол - содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Рис. 3.4.

Рис.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Эти документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации - автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и

Рис. 3.6. Пример оформления акта фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма- подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. (См. раздел 3.2.) Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Рис.

Текст письма, как правило, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложе-

Рис. 3.8.

ние какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (см. рис. 3.8).

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана и т.д.). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Рис. 3.9.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно - дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия (см. рис. 3.9).

Справки

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту,

Рис.

текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что...........действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью (см. рис. 3.10).

Телефонограмма

Телефонограмма -- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Рис. 3.11.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения - автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Назовите виды распорядительных документов. В каких организациях распорядительная деятельность оформляется постановлениями?
• 2. Сравните приказ и распоряжение, объясните разницу в оформлении.
• 3. Какие виды протоколов применяются в управленческой деятельности?
• 4. Какие элементы включает заголовочная часть протокола?
• 5. Как оформить выписку из протокола?
• 6. Какие виды писем применяются в управленческой практике?
• 7. Назовите виды информационно-справочных документов.
• 8. Из каких элементов состоит вводная часть акта?
• 9. Какие виды справок вы знаете? Назовите отличия в их оформлении.
• 10. Назначение телефонограммы.

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М. : Госстандарт России, 1994.
• Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997. № 835 «О первичных учетных документах» // СЗ РФ. 1997. № 28. Ст. 3448.
• Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря2001г. // СЗ РФ. 2002. № 1. Ст. 3.

Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документов (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям указанного выше ГОСТ Р 6.30-97. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, – их общее число составляет 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты (порядковый номер реквизита соответствует ГОСТ Р 6.30-97):

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланке документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не производят;

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Например:

Госкомсвязи россии

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ

(НИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО "ПИЛОТ"

ОАО "РЕАЛ"

Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке:

ООО "СИГМА"

" SIGMA " Ltd

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ОАО "АГАТ"

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Veb- страницы в Интернете и др.);

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (например, приказ, акт, протокол и т.п.). Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

Дата документа является датой его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:

Регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

дела по номенклатуре;

структурных подразделений или направленной деятельности;

корреспондентов или исполнителей;

наименований видов документов и т.п.

Например:

№ 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения,

3 – номер дела по номенклатуре,

№ ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа)

№ 115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа,

ЮЛ – Юрий Лужков,

3 – номер дела).

На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921, где

01-20-105 – номер, присвоенный Центробанком,

11921 – номер, присвоенный ГТК РФ.

Ссылка на регистрационный номер документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На №_______ от ___________ ). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.;

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Обычно данный реквизит рекомендуется указывать на контрактах и договорах.

Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из:

наименование организации;

структурное подразделение;

должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

наименование адресата;

улица, № дома, № квартиры;

область, край, республика;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, например:

Директору ОАО "Агат"

И.И. Иванову

ул. Семафорная, 473

Красноярск, 660037

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО "Агат"

___________ И.И. Иванов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Пермского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

СОЛИКАМСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ КОЛЛЕДЖ

на тему: «Оформление и составление документов»

Выполнила: Букина Е.К.

Проверил: Плотникова Е.В.

Соликамск,2016

Введение

Заключение

Список литературы

Введение

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Целью данной работы является ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачей работы являются:

Знать состав реквизитов организационных и распорядительных документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков организационных и распорядительных документов и состав обязательных реквизитов бланков;

Виды бланков. Реквизиты. Формуляры. Отметки на документах

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста.

На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;

место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Репарационный индекс».

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом вариантереквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров палей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ регулируются актами законодательства РБ.

Реквизиты документов -- это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде. Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Формуляр (договор) -- в торговом обороте типовой договор, который заранее разрабатывается и предлагается контрагенту для подписания. Контрагент не имеет возможности ни изменять, ни даже обсуждать предлагаемые условия.

Формуляр документа -- бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

В процессе работы над документами обычно принимают участие несколько должностных лиц или несколько структурных подразделений.

Отметка о получении документа. С момента проставления документ является собственностью организации. Проставляется работником или секретарем, располагается в правом нижнем углу, иногда на полях и включает дату получения, порядковый номер и подпись ответственного лица.

Резолюция. Проставляется руководителем организации. Резолюция - это письменное решение руководителя по вопросу, изложенному в документе. Резолюция пишется от руки, располагается на любом свободном месте в верхней части документа. Иногда резолюция пишется на отдельном листе маленького формата и прикрепляется к документу. Резолюция может быть:

· Полная (полное решение вопроса, например, «разрешить перевести в отдел..», «выдать премию» и т.д. Руководитель подписывается и ставит дату);

· Неполная (указания руководителя о порядке решения какого-либо вопроса + подпись и дата) Кому что сделать и в какие сроки.

Отметка о наличии приложений. Оформляется после текта, но до подписи (приложение: акт сдачи приемки работ на 1 л в 2 экз.).На документах, которые сами являются приложение отметка оформляется в правом верхнем углу (Приложение к приказу …от..№…)

Отметка об исполнителе распоряжении в нижней левой части и ниже подпись и включает: ФИО и раб. Телефон подготовителя документа.

Отметка о контроле располагается в верхнем правом углу документа. Эта отметка означает, что срок исполнения данного документа контролируется.

Единые требования и правила оформления документов

управленческий документ реквизит распорядительный

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа".*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц".

Текст. Организационные и распорядительные документы. Информационно-справочные документы

Текст -- зафиксированная на каком-либо материальном носителе человеческая мысль; в общем плане связная и полная последовательность символов.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

Приказами оформляются:

· порядок деятельности предприятия;

· решения и поручения по организации работы;

· организационные мероприятия;

· итоги работы;

· результаты ревизии.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.

Организационные документы - документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.

Виды организационных документов:

Устав -регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица - это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом.

Унифицированные формы технической документации. Диспетчерский журнал. Оперативные рапорты

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Диспетчерский журнал является документом, показывающим использование всех автомобилей подразделения, а также результаты работы автотранспорта за день. Диспетчерский журнал устанавливает местонахождение выпущенных на линию автомобилей в течение рабочего дня, полнодневные простои и их причины и суточную выработку автотранспорта. Журнал также является документом, подтверждающим получение шофером исправной машины и путевого листа со сменным суточным заданием. Журнал ведется нарядчиком или диспетчером, в него заносятся ежедневно все без исключения автомобили, числящиеся по спискам данного подразделения, независимо от их состояния и местонахождения. В тех случаях, когда машина на линию не выпущена, указывается причина ее простоя. Данные о выработке автотранспорта (тонн и тонно-километров) заносятся в журнал на второй день после обработки путевых листов. Рапорт - доклад оперативного персонала вышестоящему оперативному руководителю или руководству предприятия о вступлении на дежурство, о состоянии обслуживаемого оборудования, режимах его работы, об отклонениях от нормальной схемы установки и замечаниях по работе оборудования;

Заключение

Таким образом, мы ознакомились с основными видами документов и требованиями к их оформлению. Узнали состав реквизитов организационных и распорядительных документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков организационных и распорядительных документов и состав обязательных реквизитов бланков;

Также выяснили,что документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Список литературы

http://www.ngpedia.ru/id19053p1.html

http://refleader.ru/merujgotrjge.html

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/5.htm

http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=8824

https://ru.wikipedia.org/wiki/Текст

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

контрольная работа , добавлен 12.04.2014


Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.

реферат , добавлен 07.04.2014


Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

контрольная работа , добавлен 20.08.2015


Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа , добавлен 10.02.2009


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа , добавлен 09.11.2012


Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует боль­ших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения пра­вительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подоб­ный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, со­держащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, прика­зов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешён­ных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных доку­ментов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справ­ки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решают­ся подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъяв­ляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что слу­жебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фак­тов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе­зупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в доку­менте, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных докумен­тов..."

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Фе­дерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищ­ного строительства"...

К особенностям делового стиля относится широкое применение ус­тойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в не­изменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управлен­ческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устой­чивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по­лучателем. Например: "В соответствии с достигнутой договорённо­стью..." или "Просим Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)" и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Сло­варю сочетаемости слов русского языка".* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. - М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возра­жает... и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило при­менение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-мор­ские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения дол­жны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые со­кращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокра­щения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокра­щений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономичес­кой информации, требованиями государственного стандарта* и прави­лами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один воп­рос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Слож­ные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп­росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполне­ния. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вно­сится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каж­дый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках кото­рых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность тек­стовых компонентов, расположенных в определённой последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в дру­гой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы раз­вития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприниматель­ства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составле­нию документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруп­пы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, на­пример, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной закон­ченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный при­ем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двой­ным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумера­ции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каж­дой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номе­ра раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Напри­мер: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопре­делена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструк­ция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуа­циями, которые вызывают появление однотипных документов. Это яви­лось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения пере­менной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, от­ражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиен­тов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в на­стоящее время в связи с широким внедрением персональных электрон­но-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и вне­дрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

Выявляются типовые управленческие задачи,

Собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

Составляется проект унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию,

Проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

Проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводят­ся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на состав­ление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверж­даются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие докумен­ты фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (за­полняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъяв­ляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочерки­ваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде тек­ста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не зама­зываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтвер­ждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не до­пускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует по­мнить, что количественные числительные склоняются. При этом изме­няются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений".* Наибо­лее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М., 1935. с.41.

Анкетирование - один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или сло­восочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоя­щего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "нахо­дились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых дан­ных, приведенных в определенную систему и расположенных по гра­фам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компакт­ном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ по­священ построению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документа­ции, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей".*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения (Таблица 1)

Таблица 1

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - гра­фы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в край­ней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуе­мому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют­ся сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной бук­вы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение табли­цы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходи­мости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголов­ки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с пропис­ной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Таблица 3

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заго­ловки граф формулируются в единственном числе и всегда в имени­тельном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) ука­зывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными лини­ями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непос­редственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических вели­чин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каж­дому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значе­ние показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии дан­ных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяет­ся кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Также поступа­ют при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивиду­альные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении доку­ментов:

В федеральные органы государственной власти, органы государ­ственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящие­ся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федера­ции.*

* ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов, п.3.19, с.5.

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ве­дётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На се­годня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "de facto" - это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные фор­мы документов, разработанные в организации формы документов и тра­фаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адреса­тов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, спис­ки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечат­кой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространен­ные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки - это система условных обозначений, применяе­мых при правке рукописей.

Наиболее часто встречаемые знаки:

Таблица 10

Продолжение табл. 10

Продолжение табл. 10

Окончание табл.10

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголо­вок, являющийся обязательным элементом любых документов, выпол­няемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формули­руется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила за­головок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инст­рукция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заго­ловок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он раз­мещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголо­вок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка зна­чительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, орга­низацию контроля. Заголовок помогает правильному включению докумен­та в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное со­ставление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие доку­менты, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими при­ложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводи­тельным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются до­кументы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержа­ние основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля все­гда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывает­ся количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеру­ют. Например:

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению докумен­тов Компании на 10 л. в 2 экз.

2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных ин­тервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также име­ет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и при­ложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указыва­ется. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в мини­стерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам име­ют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложе­нием к какому документу они являются. Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России от 12.08.97 №36